[K-에듀파인]공문 접수 방법 - 공람, 결제자 지정

방학기간 잘 보내고 계신가요?

교사들은 방학을 마음껏 즐길 수 있는데 행정실은 방학도 없고

오히려 신학기 준비에 각종 공사로 더 바쁜 방학인 것 같습니다. 

행정실에 근무하면서 휴가도 없이 시시때때로 처리해야 되는 것이 있는데 바로 공문 처리입니다.  

행정 업무의 가장 기본이면서도 중요한 공문 접수하는 방법을 알려드리도록 하겠습니다.

 

 

모든 학교 행정 업무에는 '권한'이 주어지는데 이 권한은 아무나 막 받을 수 있는 것이 아니고 

각자의 업무 분장에 따라 행정실장 또는 정보부에서 담당하기도 합니다. 

공문 접수도 권한이 필요해서 권한을 받고 따라 하시면 어려움 없이 업무 수행이 가능합니다. 

 

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권한을 받았다는 가정하에 진행해보도록 하겠습니다. 

먼저 로그인을 하시고 [업무관리] - [문서관리] - [접수함] - [접수대기]로 들어갑니다.

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우리가 접수해야 할 공문들이 있습니다. 

공문 제목앞 체크박스에 접수 안된 공문들을 체크를 해주십시오. 

 

학교마다 다르긴 하겠지만 저희 학교는 행정실에서 접수를 해서 교무실무원 선생님이 공문 분류를 맡아서

교무실무원 선생님이 공문을 각 부서(행정실, 학생부, 연구부, 복지부 등)로 분류를 해주십니다. 

그래서 공문 1건당 접수를 하지 않고 [일괄 접수]를 하는게 효율적입니다.

 

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[일괄 접수]를 클릭하면 팝업 창으로 위 와 같은 화면이 나옵니다. 

이 화면에서는 결제 경로 지정, 공람 선택을 먼저 하고 접수를 진행합니다. 

결제 경로 지정을 먼저 해보겠습니다. 

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앞서 말했듯이 저희 학교는 교무실무원 선생님이 담당자로 지정되어 있어서 

사용자명 옆에 담당 선생님 이름을 입력하고 조회를 하고 더블클릭을 하면 

아래칸 순번, 상태, 소속 등 결제 결로에 담당자의 정보가 입력이 되고 

업무 역할 체크박스를 클릭하면 업무 담당자와 업무 관리자 중 업무 관리자로 선택을 해서 확인을 클릭합니다. 

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다음으로 공람 지정입니다. 

 

공람은 여러사람이 함께 보는 것을 뜻하고 업무관리에서는 공문을 공유해서 보는 그런 의미입니다. 

보통 교장, 교감, 행정실장은 모든 문서를 열람할 수 있게 공람을 합니다. 

거기에 기록물 담당자에게 공람을 추가 지정합니다. 

해당되는 교직원 이름 앞 체크 박스에 체크를 해주시고 

>> 표시는 추가 <<표시는 삭제입니다. 

명단을 점검하시고 확인을 클릭해줍니다. 

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공람까지 지정을 하면 두번째 그림의 화면에서 결제 경로와 공람자가 입력되어 있습니다. 

한 번 더 확인 후 접수를 클릭하면 공문의 개수에 따라 시간에는 차이가 있지만 

처리되었다는 팝업 창이 뜨면 모든 절차가 끝이 났습니다. 

간혹 교육청에서 오는 공문이 아닌 외부 유통 공문에서는 오류가 있어서 재발송하라는 팝업이 뜨는데

그런 공문은 알아서 접수가 되지 않고 공문 접수 화면에서 재발송을 하면 반송이 됩니다. 

 

그리고 우편이나 팩스로 공문이 오는 경우도 있는데 

그런 경우에는 비전자문서로 등록을 해야 합니다. 

비전자문서 등록 방법은 아래 링크를 따라 들어오시면 됩니다. 

 

 

[학교행정업무] - [K-에듀파인]비전자 문서 등록하기 절차

[K-에듀파인]비전자 문서 등록하기 절차

 

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공문 접수 절차 정리 

1. 업무관리 - 문서관리 - 접수함 - 접수대기로 접속

2. 문서선택 - 일괄 접수

3. 결제자 지정 - 공람 지정 

4. 확인 후 접수