[K-에듀파인]비전자 문서 등록하기 절차

학교 행정실 근무자들은 교육청이나 지원청 기타 공공기관에서 오는 공문을 K-에듀파인 업무관리 시스템을 사용합니다. 

그래서 공문을 전자문서로 접수를 하고 처리를 하는 것이 95% 정도가 되는데

그 외에 5% 정도는 비전자 문서인 것 같습니다. 

 

비전자 문서란 ?

비전자 문서는 업무관리 시스템으로 발송된 문서 이외에 우편이나 팩스 등 전자기록물이 아닌

종이로 인쇄되어서 발송되는 문서를 비롯한 도면, 사진등을 비전자 문서라고 합니다. 

비전자 문서의 종류

대외 발송으로 일반 기업에서 홍보차 보내거나 학교로 오는 협조 공문, 각종 계약서류나 영수증 등이 대부분이고 

법원이나 국세청 등에서 오는 우편물도 비전자 문서에 해당됩니다.

그리고 환경개선사업이나 공사 진행 시 발행되는 서류들(착공 서류, 준공서류 등)과 함께

각종 도면과 USB, CD 등의 자료들도 비전자 문서로 등록을 해서 관리를 하도록 되어 있습니다. 

학교에서도 발생되는 비전자문서도 있습니다. 

각종 행사나 프로그램 진행 시 촬영하는 사진이나 동영상 등도 비전자문서입니다. 

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일반 전자 문서를 접수해서 처리하는 방법은 아래 포스팅을 보시면 자세하게 설명되어 있습니다. 

 

 

[학교행정업무] - [K-에듀파인] 공문 접수 방법

[K-에듀파인]공문 접수 방법 - 공람, 결제자 지정

 

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이번에는 비전자 문서를 등록하는 방법을 배워보도록 합시다. 

먼저 K-에듀파인에 로그인을 하고 업무관리를 실행합니다. 

전자 문서 접수하는 순서 그대로 따로 오시면 됩니다. 

 [업무관리] - [문서관리] - [접수함] - [접수대기]로 들어갑니다.

[접수대기] 화면 우층 상단에 [비전자문서] 항목이 있고 클릭을 하면 

[비전자문서 등록], [비전자문서 수정], [비전자문서 삭제]로 비전자 문서에 해당되는 3개의 항목이 나오는데 

우리는 [비전자문서등록]을 클릭합니다.

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비전자문서 등록 화면입니다. 

생각보다 간단합니다. 

 

먼저 문서정보를 입력합니다. 

제목은 등록할 자료의 제목을 입력합니다.

공문 형식으로 오는 비전자문서는 공문의 제목을 입력합니다. 

대국민 공개는 자료에 개인정보나 계약사항 등이 있는지 파악하신 후 설정을 해주시고 

첨부할 파일이 있으면 첨부합니다. 

 

 

접수정보는 조금 헷갈릴 수 있지만 적힌 그대로 입력을 하시면 됩니다. 

시행 종류에는 대외 시행과 대내 시행이 있는데 대외 시행은 학교 이외의 기관에서 발송된 문서이고 

대내 시행은 학교 내에서 발생한 문서입니다. 내부결재로 생각하시면 됩니다. 

대내 시행으로 등록할 경우 문서번호는 기록물관리자에게 의뢰하시면 됩니다. 

 

관리 정보는 문서의 종류가 무엇인지 입력하고 쪽수만 입력해도 등록이 가능합니다. 

일반문서, 도면류, 사진/필름류, 녹음/동영 상류, 카드류로 분류가 됩니다. 

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입력을 다하고 저장을 클릭하면 접수대기 화면에 비전자문서로 등록이 되었고 

다른 전자 문서들과 함께 접수를 하면 됩니다. 

비전자 문서라는 것을 확인하는 방법은 문서의 제목 앞에 아이콘은 노란색 두꺼운 화살표가 있으면

비전자 문서입니다. 

 

 

아래 그림을 보시면 여러 가지 문서 아이콘 설명이 있으니 참고하시면 됩니다. 

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생각보다 간단하고 쉬운 비전자 문서 등록 절차입니다. 

비전자 문서가 발송되었을 때 당황하지 마시고 순서대로 진행하시면 됩니다. 

 

마지막으로 비전자 문서 등록 절차를 정리해드립니다. 

1. 업무관리 - 문서관리 - 접수함 - 접수대기로 접속

2. 우측 상단 비전자문서 - 비전자문서 등록 클릭

3. 문서정보, 접수정보, 관리 정보 입력 후 저장 

4. 공문 접수