[K-에듀파인]공문 작성 하기, 공문 기안 작성, 공문 올리는 방법, 공문 작성 메뉴얼

K-에듀파인 사용 중이신 분들이라면 가장 기본적인 권한이 공문을 작성하는 것입니다. 

교육공무원(교사), 교육행정 공무원(행정실 직원), 교육공무직 등 학교에서 근무하고 계신다면 

무조건 알고 있어야 하는 것이라 필수적으로 알아야 합니다. 

처음 임용되시거나 입사하신 분들을 위해 공문 작성하는 방법을 알려드리려고 합니다. 

가장 기본적이고 기초적인 공문 기안 작성이지만 결제 경로나 맞춤법 등 은근히 까다로운 작업들이 있어서

처음 하시는 분들이라면 조금 어렵고 시간이 오래 걸릴 수도 있습니다. 

하지만 몇 번 해보시면 금방 하실 수 있습니다. 

 

제가 알려드리는 방법은 제가 근무하는 곳에서 사용하는 방법입니다. 

여러분들의 학교나 근무지의 상황에 따라 알맞은 방법으로 진행하시면 되고, 

행정실장님이나 부장, 교감, 교장선생님의 방법에 따라 진행하시면 됩니다. 

 

 

 

먼저 공문 작성전 기본 용어에 대해서 알아보고 진행해봅시다. 

 

공문(Official Document)

공공 기관이나 단체에서 공식으로 작성한 서류

 

기안(Draft)

사업이나 활동 계획의 초안을 만듦. 또는 그 초안. 

 

서식(Form)

증서, 원서, 신고서 따위와 같은 서류를 꾸미는 일정한 방식.

 

결재(Approval)

결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함. 

 

직장생활을 하면 기본적으로 알아야 할 단어이기도 합니다. 

공문과 결재에 대한 단어를 먼저 알아야 진행이 수월합니다. 

 

 

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이제 K-에듀파인에서 공문을 작성(기안)하는 방법을 알려드립니다. 

일단 업무포털에 로그인을 하고 K-에듀파인에 접속을 합니다. 

[문서관리] 탭에서 [기안] - [공용 서식]을 클릭하며 다음과 같은 화면이 나옵니다. 

여러 가지 서식이 있습니다. 

 

이 중에서 보통은 가장 위에 있는 표준 서식(결재 4인, 협조 4인)을 클릭해서 작성을 하시면 됩니다. 

하지만 경우에 따라서 결재가 4인을 초과하거나 협조가 4인을 초과하는 경우가 있습니다. 

그런 경우에는 미리 결재자, 협조자가 몇 명인지 파악하시고 거기에 맞는 서식을 선택하시면 됩니다. 

 

예를 들어 설명합니다. 

[행정실 업무분장]이라는 문서를 작성하려고 하면 행정실 직원 전체의 협조 결재가 필요합니다. 

업무분장에 필요한 행정실무원부터 시설관리직, 주무관 전체의 협조가 필요합니다. 

협조자가 총 5명이라면 두 번째 표준 서식(결재 4인, 협조 8인)으로 작성을 하시면 됩니다. 

 

[교무실 업무분장]은 더 복잡합니다. 

각 부서의 부서장들의 협조와 결재라인도 작성자부터 교장까지 4명 이상이 필요한 경우가 있습니다. 

그럴 땐 다른 표준 서식을 선택해서 작성을 시작합니다. 

 

서식을 선택했으면 이제 내용을 채워봅시다. 

원하는 서식을 클릭하면 먼저 결재정보를 입력하는 창이 보입니다. 

이 화면에서는 문서정보/결재 경로/시행 정보/첨부파일 업로드의 순서대로 

입력을 하시면 됩니다. 

문서정보 

문서정보에서는 문서에 들어갈 내용에 대한 정보를 입력합니다. 

빨간색 별표(*)는 필수 입력사항입니다. 

제목은 어려움 없이 입력이 가능하니 넘어갑니다. 

 

과제카드는 옆에 돋보기 모양을 클릭해서 본인에게 주어진 과제카드 중 기안할 문서의 내용에 해당되는 과제카드를 선택해야 합니다. 

과제카드도 권한을 부여받아야 사용할 수 있기 때문에 선택하고자 하는 과제카드가 없으면 담당자에게 과제카드를 받아서 진행해야 합니다. 

진짜 실물 카드가 아니고 말만 카드지 실제는 업무 카테고리의 개념으로 보시면 됩니다.(교무 학사 운영,  교육 행정 서무 관리, 학교 시설물 관리 등)

 

관련 정보는 입력을 해도 되고 굳이 안 해도 됩니다. 

어차피 관련된 공문이 있다면 본문 작성할 때 직접 타이핑해야 돼서 넘어가겠습니다. 

 

대국민 공개 여부는 [공공기관의 정보공개에 관한 법률]에 따라 공개/부분공개/비공개로 나누어집니다. 

부분공개나 비공개를 선택할 경우에는 공개 제한 근거에서 관계법령을 선택해야 합니다. 

관계법령을 클릭하시면 상세 내용을 볼 수 있으니 꼭 확인하고 선택하시기 바랍니다. 

특히 개인정보(이름, 주민번호 등)가 포함된 문서가 많이 있으니 결재를 올리기 전에 행정실장이나 최종결재자에게 미리 확인을 하시면 됩니다. 

 

직원 열람제한은 특별한 사유가 없으면 설정 안 함으로 선택하시면 됩니다. 

 

결재 경로

결재 경로는 하나의 문서에 필수적으로 승인을 받아야 하는 사람을 넣어야 합니다. 

결재 경로지정을 클릭해서 결재 경로를 지정합니다. (결재 라인이라고도 많이 표현합니다. )

순번이 1번이 기안자(발의자) 본인의 이름이 나올 거고 

순번이 가장 높은 사람이 최종 결재자입니다. 보통 교장이나 행정실장인 경우가 많습니다. 

 

중간 결재자의 처리 방법에는 전결/대결/검토/협조/병렬 협조/공석중 선택을 하면 되는데 결재인지 협조인지 먼저 파악을 하고 결재라면 전결/대결/검토 중 선택하고, 협조면 협조/병렬 협조 중 선택을 합니다. 

보통 검토로 자동 입력되어 있는데 필요하다면 다른 것으로 변경 선택하면 됩니다. 

 

최종 결재자는 결재/전결/대결이 있습니다. 

전결과 대결은 최종결재자가 부재 시 선택하는 사항입니다. 

전결은 부재 시 최종 결재자 직전 검토자가 결재를 하면 바로 결재 완료가 되고, 

대결은 최종 결재자 대리인이 결재하는 방식으로 근무하고 계신 곳의 상황에 때라 선택하시면 됩니다. 

 

 

 

시행 정보

시행 정보는 이 공문이 내부결재인지 대외 시행인지 알아야 진행이 가능합니다. 

내부결재는 본인이 속한 학교나 기관 내에서 처리하는 공문입니다. 

대외 시행은 본인이 기안한 문서를 다른 기관 즉 교육청이나 교육지원청, 관내 다른 학교 또는 행정기관(구청, 시청) 등에 보내는 것을 대외 시행이라고 합니다. 

기본적으로 내부 시행으로 되어 있는데 대외 시행을 하려면

수신자 지정을 클릭해서 해당 기관을 선택하면 수신자에 해당 기관의 이름이, 시행 종류에는 대외 시행이라고 자동으로 

입력이 됩니다. 

 

첨부

첨부는 말 그대로 첨부파일이 있을 때 업로드하는 곳입니다. 

파일 용량을 미리 조절해서 첨부해야 합니다.

용량이 크다면 아래 포스팅을 참고로 용량을 줄이시면 됩니다.

 

[PDF 파일 편집 사이트 추천] PDF 용량 줄이기, 파일 변환 등

[PDF 파일 편집 사이트 추천]PDF 용량 줄이기, 파일 변환 등

 

결재정보 입력이 모두 입력이 되었으면 다시 위로 올려서 [본문]을 클릭합니다. 

[본문]에서는 실질적으로 공문의 내용을 작성하는 부분이라 크게 어려운 것은 없습니다. 

가장 위에 수신과 제목은 [결재정보]에서 입력한 내용대로 입력이 되어 있습니다. 

가장 밑에 결재자와 협조자, 첨부파일도 [결재정보]에서 입력한 그대로 되어 있는지 확인을 해줍니다. 

 

제목 밑에 여러분들이 작성하실 내용을 입력하면 되는데 맞춤법이나 공문 작성 요령은 첨부파일을 참고해서 작성해봅시다. 

행정안전부에서 2021년 4월에 발행한 '행정업무 운영 편람'에 잘 나와 있습니다. 

2020_행정업무운영편람.pdf

4.00MB

본문까지 작성이 완료되었으면 결재올림을 클릭합니다. 

공문 공개에 대한 팝업창이 하나 올라오고 확인을 클릭합니다. 

 

혹시 물품 관리전환처럼 각 학교에서 접수해서 처리해야 되는 공문이 아니고 K-에듀파인 첫 화면인 게시판에 

글을 올리실 경우에는 팝업창에 [공문 게시]에 체크해주시고 주제 영역을 선택하시면 

대외 실행 수신처에 접수함으로 가지 않고 게시판에 바로 게시가 됩니다. 

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오늘은 공문 기안 작성하는 방법을 알아보았습니다. 

마지막으로 한 번 더 정리를 해봅시다. 

 

• 업무포털 로그인
• K-에듀파인 클릭
• 문서관리 - 기안 - 공용 서식에서 서식 선택
• 결재정보 입력
• 본문 입력
• 결재 올림

 

 

다시 한번 강조하는 것은 모든 절차나 방법은 제가 사용하는 방법입니다. 

각 학교나 기관마다 중요시하는 것이나 상급자의 스타일에 따라 결재 경로나 본문 작성 요령 등은 달라질 수 있으니 

결재 올리시기 전에 출력해서 미리 검토를 받아보시고 결재 올리시는 것을 추천드립니다. 

 

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[K-에듀파인]공문 접수 방법 - 공람, 결제자 지정

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[K-에듀파인]비전자 문서 등록하기 절차

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